Η μετακόμιση για εταιρείες δεν είναι απλώς μια αλλαγή τοποθεσίας — είναι μια στρατηγική κίνηση που μπορεί να επηρεάσει την εταιρεία σου. Είτε πρόκειται για επέκταση, είτε για μείωση κόστους ή καλύτερη προσβασιμότητα, χρειάζεσαι ένα ξεκάθαρο και ρεαλιστικό πλάνο. Εδώ θα βρεις έναν πλήρη οδηγό 12 βημάτων για να οργανώσεις τη μεταφορά της εταιρείας σου.
| Πλάνο | Τι να κάνεις | Expert Tip |
|---|---|---|
| 1. Οργάνωση & Προετοιμασία: Ξεκίνα με Χρονοδιάγραμμα | Σχεδίασε χρονοδιάγραμμα για να μειώσεις τη διακοπή λειτουργίας. | Δες αν μπορείς να μετακομίσεις Σαββατοκύριακο για λιγότερη αναστάτωση. |
| 2. Φτιάξε Ομάδα Συντονισμού | Όρισε υπεύθυνα άτομα και μοίρασε ρόλους. | Δώσε προσωρινό bonus στους υπεύθυνους συντονισμού για το έξτρα βάρος. |
| 3. Κατάλογος εξοπλισμού & υπηρεσιών | Κατέγραψε εξοπλισμό και υπηρεσίες που μεταφέρονται ή αντικαθίστανται. | Χρησιμοποίησε QR codes στις κούτες για γρήγορη αναγνώριση. |
| 4. Ενημέρωση προσωπικού & πελατών | Ενημέρωσε εγκαίρως προσωπικό και πελάτες. | Κάνε live Q&A με πελάτες για να απαντήσεις ερωτήσεις σχετικά με τη μετακόμιση. |
| 5. Επιλογή επαγγελματικής μεταφορικής και ρεαλιστικός προϋπολογισμός | Βρες αξιόπιστη μεταφορική και όρισε budget. | Ζήτησε από τη μεταφορική να τραβήξει βίντεο για λόγους ασφάλειας και υλικού promo. |
| 6. Πακετάρισμα με στρατηγική | Οργάνωσε πακετάρισμα ανά τμήμα με ασφαλείς μεθόδους. | Χρησιμοποίησε εργαλεία inventory management για τον έλεγχο. |
| 7. Η ημέρα της μετακόμισης | Όρισε δεύτερο υπεύθυνο και έλεγξε παλιό & νέο χώρο. | Κάνε livestream με sneak peek του νέου χώρου την ημέρα της μετακόμισης. |
| 8. Έλεγχος & επανεκκίνηση | Έλεγξε αν όλα λειτουργούν σωστά πριν την επανεκκίνηση. | Οργάνωσε virtual tour για τους εργαζόμενους πριν μπουν στον νέο χώρο. |
| 9. Νομικά & Λογιστικά Θέματα | Κάνε τις απαραίτητες νομικές/λογιστικές αλλαγές. | Συνδύασε την αλλαγή έδρας με αλλαγή εταιρικής ταυτότητας (π.χ. νέο logo). |
| 10. Feedback & προσαρμογή | Ζήτησε feedback για να βελτιώσεις τη διαδικασία. | Φτιάξε mini report με learnings για μελλοντικές αλλαγές. |
| 11. Ενημέρωση διεύθυνσης σε ψηφιακά κανάλια (SEO & Branding) | Ενημέρωσε τη διεύθυνση σε GMB, site και social. | Ζήτα από influencers ή συνεργάτες να ανακοινώσουν τη νέα τοποθεσία. |
| 12. Επικοινώνησε το! | Χρησιμοποίησε την αλλαγή ως ευκαιρία προβολής. | Κάνε διαγωνισμό ή προσφορά για το “νέο ξεκίνημα”. |
1. Οργάνωση & Προετοιμασία: Ξεκίνα με Χρονοδιάγραμμα
Πριν κάνεις το παραμικρό, κάτσε κάτω με μια ατζέντα και σχεδίασε κάθε σου βήμα. Υπολόγισε πότε είναι η ιδανική περίοδος για μετακόμιση, δηλαδή η περίοδος με χαμηλή ζήτηση για το αντικείμενό σου, για να μειώσεις τον αντίκτυπο.
2. Φτιάξε Ομάδα Συντονισμού
Όρισε ένα team από ένα άτομο σε κάθε τμήμα (π.χ. IT, Λογιστήριο, Ανθρώπινο Δυναμικό) και καθορίστε ρόλους. Ο καθένας αναλαμβάνει συγκεκριμένα tasks για να υπάρχει συντονισμός και ξεκάθαρη ευθύνη.
Extra tip: Έχε υπόψη σου ότι τα άτομα που θα συμμετέχουν στην ομάδα συντονισμού ίσως δεν μπορέσουν να ανταποκριθούν στα καθημερινά τους καθήκοντα. Η μετακόμιση για εταιρείες απαιτεί χρόνο και ενέργεια, γι’ αυτό φρόντισε να γίνει σωστή κατανομή αρμοδιοτήτων και προτεραιοτήτων.
3. Κατάλογος εξοπλισμού & υπηρεσιών
Κάνε απογραφή του εξοπλισμού, των μηχανημάτων και των αρχείων σου. Ξεκαθάρισε τι αξίζει να μεταφέρεις και τι πρέπει να αποσυρθεί ή να αντικατασταθεί. Οργάνωσε επίσης τη μεταφορά ευαίσθητων δεδομένων με ασφάλεια και προσπάθησε να έχεις εσύ αποκλειστική ευθύνη για αυτό.
4. Ενημέρωση προσωπικού & πελατών
Μίλησε έγκαιρα στην ομάδα σου για τη μετακόμιση. Ετοίμασε μια στρατηγική επικοινωνίας προς πελάτες, συνεργάτες και προμηθευτές. Η διαφάνεια και η σαφής ενημέρωση είναι το κλειδί για να διατηρήσεις την αξιοπιστία σου.
Extra tip: Μην ανακοινώσεις την μετακόμιση αν δεν “κλειδώσεις” πρώτα την ημερομηνία. Αν αλλάξει, δε θα βοηθήσει στο να διατηρηθεί η εμπιστοσύνη των πελατών σου.
5. Επιλογή επαγγελματικής μεταφορικής και ρεαλιστικός προϋπολογισμός
Μην εστιάσεις στη πιο φθηνή προσφορά.
- Βρες εταιρεία με εμπειρία στις σε επαγγελματικές μετακομίσεις.
- Ρώτησε και σύγκρινε τιμές και υπηρεσίες (μεταφορά, ασφάλιση, αποσυναρμολόγηση, πακετάρισμα) και δες ποιες από αυτές θα σου χρειαστούν.
- Δες κριτικές από άλλους πελάτες (εστίασε στα σχόλια από άλλους επαγγελματίες που έχουν βρεθεί στη θέση σου)
- Ρώτα για κάλυψη ζημιών
- Αν έχεις IT υποδομές, ζήτησε και τεχνικό προσωπικό για επανασύνδεση εξοπλισμού στον νέο χώρο.
Extra tip: Μπες σε πλατφόρμες όπως ο Douleutaras για συγκρίνεις προσφορές για μετακομίσεις και να δεις σχόλια. Και αν σε αγχώνει το κόστος διάβασε τον οδηγό μας: Πόσο Κοστίζει η Μετακόμιση; Υπολόγισε το κόστος της μετακόμισής σου.
6. Πακετάρισμα με στρατηγική
Μην υποτιμάς το πακετάρισμα.
- Χώρισε τα αντικείμενα ανά τμήμα και σήμανε τις κούτες με χρώμα ή αριθμούς και ρίξε μια ματιά στον οδηγό μας: Πακετάρισμα για μετακόμιση: Καν' το μόνος/-η σου, με 4 Συμβουλές.
- Αξιοποίησε ειδικούς για να πακετάρουν εξοπλισμό υψηλής αξίας ή τεχνολογία.
- Αν έχεις υπολογιστές, servers ή σημαντικά δεδομένα κράτα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας
- Πρόσεχε πως θα αποσυνδέσεις τον εξοπλισμό. Αν δεν ξέρεις πως να το κάνεις, ζήτα βοήθεια από τεχνικό
7. Η ημέρα της μετακόμισης
- Κράτησε επαφή με τη μεταφορική σε πραγματικό χρόνο
- Όρισε έναν ακόμα υπεύθυνο -εκτός από εσένα. Ένα επιπλέον άτομο εμπιστοσύνης που μπορεί να επιβλέπει και να απαντάει σε ερωτήσεις
- Βεβαιώσου ότι υπάρχει χώρος να σταθμεύσει το φορτηγό
- Βεβαιώσου ότι ο καινούργιος χώρος είναι έτοιμος να δεχτεί όλα τα αντικείμενα.
- Αν η επιχείρηση χρειαστεί να παραμείνει κλειστή την ημέρα της μετακόμισης, υπολόγισε τα έσοδα που θα χάσεις στον προϋπολογισμό της μετακόμισης για να μη βρεθείς προ εκπλήξεως.
8. Έλεγχος & επανεκκίνηση
Μόλις ολοκληρωθεί η μετακόμιση, κάνε έναν τελικό έλεγχο στον παλιό και τον νέο χώρο. Δες αν όλα λειτουργούν (ίντερνετ, τηλέφωνα, συσκευές) και φρόντισε για μια ομαλή έναρξη, π.χ. μια δοκιμαστική μέρα λειτουργίας.
9. Νομικά & Λογιστικά Θέματα
- Ενημέρωσε τη ΔΟΥ για αλλαγή έδρας.
- Άλλαξε διεύθυνση σε τιμολόγια, σφραγίδες, εταιρικά έγγραφα.
- Αν είσαι σε επαγγελματικό επιμελητήριο, επικοινώνησε και εκεί.
10. Feedback & προσαρμογή
Ζήτησε feedback από την ομάδα για να εντοπίσεις τι λειτούργησε και τι όχι. Κάνε μικρές βελτιώσεις στη ροή εργασιών και φρόντισε η αλλαγή να συνδυαστεί με ανανέωση — νέος χώρος, νέες ιδέες!
11. Ενημέρωση διεύθυνσης σε ψηφιακά κανάλια (SEO & Branding)
Ορίστε πού πρέπει οπωσδήποτε να κάνεις αλλαγές:
- Google My Business (GMB / Google Business Profile)
- Ιστοσελίδα & SEO
- NAP Consistency (Name, Address, Phone): Πρέπει να είναι ακριβώς το ίδιο παντού
- Social Media (Facebook Page (About section), Instagram bio, LinkedIn profile.)
- Directories & Review Sites
12. Επικοινώνησε το!
- Στείλε newsletter με το νέο σου location.
- Βάλε ένα banner στο site: “Μόλις μετακομίσαμε! Σας περιμένουμε στην ”.
- Κάνε post στα social media με sneak peek του νέου χώρου.
- Δες την μετακόμιση σαν ευκαιρία για καινούργια καμπάνια.
Με το σωστό πλάνο στη μετακόμιση, όλα γίνονται εύκολα!
Η μετακόμιση μιας επιχείρησης μπορεί να φαντάζει βουνό, αλλά με καλό πλάνο και στρατηγική σκέψη, γίνεται ευκαιρία εξέλιξης.
Μπες στον Douleutara και βρες τους καλύτερους επαγγελματίες που θα γίνουν σύμμαχοι σου σε αυτή τη διαδικασία.
Χρειάζεσαι λίστα για να μην ξεχάσεις τίποτα; Δες τη Λίστα μετακόμισης: τα 30 πράγματα που πρέπει να τικάρεις!
